Steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen

Die Finanzverwaltung hat sich mit den Regeln für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten befasst und dabei die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) ab 2025 berücksichtigt.

Hintergrund

Betriebsausgaben für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass können steuerlich geltend gemacht werden, sofern die Aufwendungen angemessen sind und die gesetzlichen Nachweispflichten erfüllt werden. Doch seit 1.1.2025 müssen Leistungen zwischen Unternehmern grundsätzlich durch eine E-Rechnung abgerechnet werden. Es gelten allerdings für die Rechnungsausstellung noch Übergangsfristen. Ein neues Schreiben der Finanzverwaltung regelt, wie Unternehmer Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass steuerlich geltend machen können.

Für den Abzug als Betriebsausgabe sind weiterhin Nachweise über Ort, Datum, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Kosten erforderlich. Bei Bewirtungen in einem Bewirtungsbetrieb muss zusätzlich die Rechnung vorliegen, die den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht und bei elektronischem Aufzeichnungssystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) erstellt sein muss, sofern ein solches System im Betrieb eingesetzt wird.

Anforderungen an Rechnungen

Rechnungen bis 250 EUR (sog. Kleinbetragsrechnungen) müssen grundlegende Angaben wie Name und Anschrift des Restaurants, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt und Rechnungsbetrag enthalten. Bei Rechnungen über 250 EUR sind zudem Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Rechnungsnummer und Name des bewirtenden Steuerpflichtigen erforderlich.

Anerkennung von Bewirtungsbelegen

Das Schreiben stellt klar, dass elektronische, digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und Eigenbelege anerkannt werden, sofern sie ordnungsgemäß signiert und unveränderbar aufbewahrt werden. Eigenbelege müssen zeitnah erstellt oder ergänzt und eindeutig mit der jeweiligen Bewirtungsrechnung verknüpft werden. Zudem muss das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt werden und der Zeitpunkt der Signierung aufgezeichnet werden. Die Nachweise sind aufzubewahren – und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten.

Auch bei Bewirtungen im Ausland gelten grundsätzlich dieselben Anforderungen. Kann jedoch eine maschinell erstellte Rechnung nicht beschafft werden, reicht in Ausnahmefällen eine ausländische Rechnung, auch wenn sie den Anforderungen nicht voll entspricht. Liegt in so einem Fall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, muss der Steuerpflichtige glaubhaft machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.